Digitalisierung und Archivierung

GoBD, das Gesetz zur ordentlichen Buchführung und Datenhaltung (leicht gekürzter Titel) entfaltet seine Durchschlagskraft und wird sich auf alle in Deutschland ansässigen Firmen auswirken. Gefordert wird eine Digitalisierung aller geschäftsrelevanten Prozesse. Im Kurztext, alle Dokumente, welche mit Geschäftsvorgängen in Zusammenhang stehen, müssen in ihrer ursprünglichen Form rechtssicher (d.h. fälschungssicher, revisionssicher und elektronisch auswertbar) aufbewahrt werden. Ausdrücklich sei hierbei darauf hingewiesen, dass der Ausdruck von elektronisch zugestellten Rechnungen und anderen Korrespondenzen die Anforderungen nicht erfüllt.

Ablagen der Belege in einem Dateisystem, speichern von Office Dokumenten und selbst vergebene Rechte auf Dateien und Ordner führen ebenso nicht zu einer Erfüllung der oben genannten Forderungen, da regelmäßig die Unveränderbarkeit nicht gewährleistet werden kann.

In der Endkonsequenz bedeutet dies für alle Unternehmen ihre gesamte elektronische Dokumentation in einem digitalen, zugelassenen Archivierungssystem abzulegen.
Da es für die Unternehmen sehr schwierig sein wird, von vornherein zu bestimmen, ob ein Dokument für einen Geschäftsvorfall relevant sein wird und diese Unterscheidung zudem nur mit erhöhtem Arbeitsaufwand durchgeführt werden kann, wird der letztendlich eingeschlagene Weg wohl zu einem Archiv aller empfangenen Mitteilungen führen.
Damit begibt sich die Firma wiederum auf Glatteis, da bei einer Pauschalarchivierung die Möglichkeit besteht persönliche Korrespondenzen der Mitarbeiter ebenfalls zu archivieren.
Hier meldet sich nun das Datenschutzgesetz zu Worte,  welches genau diese Archvierung untersagt.
Zusammengefasst kann man davon ausgehen, dass das Netzwerk aus Gesetzen, welches hier ausgeworfen wurde, insgesamt zu größeren Problemen in der Anwendung derselben führen wird. Entsprechende Gerichtsurteile bleiben abzuwarten und müssen in die eigene  Strategie des Datenschutzes, der Archivierung und der Digitalisierung einfließen.

Wir beraten Sie gern dazu, setzen Sie sich mit uns in Verbindung.

Dokumente, gestapelt